De productcatalogus

Als beheerder beheer je de catalogus via Beheer en dan Producten. Per product vul je de naam, prijs, btw en omschrijving in. Je kunt ook een afbeelding uploaden, een artikelnummer en eenheid toevoegen (zoals per stuk of per uur), en veelgestelde vragen met antwoorden opnemen die je team helpen bij het verkopen.

Er is ook een veld Merk, bijvoorbeeld AlphaESS. Je ziet het terug in je catalogus, en je kunt het met de variabele {{brand}} op een offerte of factuur zetten. Verkoop je meerdere merken door elkaar, dan is dat het verschil tussen een regel die klopt en een klant die belt.

Elk product heeft een status: Actief, Concept of Gearchiveerd. Zo werk je rustig aan nieuwe producten zonder dat ze al in offertes opduiken.

In het productformulier staat het veld Offertesjablonen. Daar koppel je de sjablonen waarmee dit product een offerte mag starten. Zoek op naam, je ziet de omslag en wanneer het sjabloon voor het laatst is bewerkt. Sleep de gekoppelde sjablonen in volgorde: de bovenste is de voorkeur.

Maakt iemand een offerte, dan bepaalt het eerste product welke sjablonen de wizard aanbiedt. Past er precies één bij het klanttype van de lead, dan slaat de wizard de sjabloonstap over. Upsells koppel je hier niet aan een sjabloon: die volgen het hoofdproduct.

Bij een upsellproduct staat het veld Aangeboden bij. Daar bepaal je wanneer de upsell vanzelf in de offertewizard opduikt: bij alle producten, bij hele categorieën, of bij specifieke producten die je opzoekt en toevoegt. Elke match telt, dus je kunt ze combineren. Laat je het veld leeg, dan verschijnt de upsell nergens automatisch en voegt je team hem met de hand toe.

Daaronder staat de schakelaar Vooraf aangevinkt op de offerte. Staat die aan, dan komt de upsell aangevinkt binnen met aantal 1 in plaats van uitgevinkt. Handig voor iets wat je standaard meelevert; laat hem uit als je team er bewust voor moet kiezen.

Pipelien kijkt altijd naar voor wie de offerte is. Een upsell die alleen voor particulieren bedoeld is, landt niet vanzelf op een zakelijke lead, ook niet als een sjabloon hem vooraf aanvinkt.

Een upsell kan meer zijn dan een regel in de prijstabel. Open het upsellproduct en kies bij Offertepagina's een preset uit je bibliotheek, of upload daar direct een PDF: elke PDF-pagina wordt een pagina van de preset. Kiest je team die upsell in de wizard, dan komen al zijn pagina's automatisch in de offerte. Naast elke preset staat hoeveel pagina's hij heeft; één is meestal genoeg, hooguit twee.

Waar die pagina's komen, bepaalt het sjabloon. Zet in de sjablooneditor via Pagina toevoegen een Upsell-slot op de plek waar upsellpagina's horen. Een slot is een placeholder: de klant ziet hem nooit. De eerste gekozen upsell met pagina's vult slot 1, de tweede slot 2. Meer upsells dan slots? Die pagina's komen na het laatste slot. Geen slot in het sjabloon? Dan komen ze vóór de handtekeningpagina, en helemaal achteraan als het sjabloon die ook niet heeft.

In de wizard staat bij zo'n upsell het label extra pagina's. Zijn er twee of meer gekozen, dan zet je team ze met de pijltjes in volgorde: die volgorde is de volgorde van hun pagina's. In de controlestap staat per upsell precies waar de pagina's komen. Het veld Positie in de upsell-stap op het product bepaalt de standaardvolgorde.

Categorieën groeperen je producten, bijvoorbeeld Zonnepanelen, Thuisbatterijen en Laadpalen. Een product kan in meerdere categorieën tegelijk zitten: typ in het productformulier een categorie en druk op Enter om hem toe te voegen. Categorieën sturen ook de e-mail- en sms-templates en de vaste bijlagen per categorie aan.

Per categorie kun je extra velden instellen: getallen zoals jaarlijkse besparing of opbrengst in kWh. Die vul je per product in, en inzichtblokken in je offertes rekenen er automatisch mee. De eenheid kies je zelf: valuta, procent of een eigen eenheid.

Voor grote catalogi is er een bulkweergave: kies Bulk Edit in het menu naast Product toevoegen. Je krijgt dan een spreadsheet waarin je prijzen, namen en andere velden direct in de cellen aanpast, product na product, zonder telkens een formulier te openen.

Lijkt een nieuw product op een bestaand product? Gebruik dan Product dupliceren: je krijgt een kopie die je alleen nog hoeft aan te passen.

Heb je je catalogus al in Excel of in een ander systeem staan? Importeer hem dan in één keer via CSV importeren. De wizard leidt je door vier stappen: uploaden, kolommen koppelen, een unieke identifier kiezen (zodat dubbele producten worden herkend) en een voorbeeld controleren. Fouten los je direct in de voorbeeldtabel op.

Geen bestand bij de hand? Download eerst het CSV-sjabloon, vul het in en upload het. CSV- en Excelbestanden (.xlsx) tot 10 MB werken allebei.

Producten uit de catalogus landen in offertes via productblokken en prijstabellen. Kiest een agent een product, dan komen prijs, btw, omschrijving en afbeelding automatisch mee. Houd je de catalogus actueel, dan klopt elke nieuwe offerte vanzelf: prijswijzigingen hoef je maar op één plek door te voeren.