Ondertekenen, verlopen en verlengen

Op desktop ziet je klant de volledige offerte met een ondertekenpaneel aan de zijkant. Ze bladeren door alle pagina’s en ondertekenen direct vanuit de zijbalk, door hun handtekening te typen of te tekenen.

Tekent iemand namens zichzelf, dan wordt om voor- en achternaam gevraagd. Alleen een voornaam is niet genoeg: op de getekende offerte moet staan wie er heeft getekend, en Jan zegt dat niet.

Op mobiel opent de offerte in een weergave die voor de telefoon is gemaakt: één scrolbare kolom. Onderaan staat een duidelijke ondertekenknop die een volledig scherm opent, geoptimaliseerd voor je vinger. Welke gegevens de klant bij het ondertekenen invult, stel je zelf in.

Geef een offerte een verloopdatum om druk op de beslissing te houden. Is de offerte verlopen, dan kan je klant via dezelfde link zelf een verlenging aanvragen. Jij krijgt daar een melding van en beslist.

Na ondertekening krijgen jij en je klant allebei automatisch een bevestiging per e-mail.

De bevestiging na ondertekenen en de annuleringsbevestiging zijn twee aparte e-mails, elk met een eigen aan-uitschakelaar. Die schakelaar staat in de sjablooneditor zelf, onder Beheer, Offertes, E-mail en sms. Zet je er een aan, dan vragen we het eerst en zeggen we wat klanten voortaan automatisch ontvangen. De schakelaar geldt meteen voor je hele organisatie, ook zonder opslaan.

Bij de bevestiging na ondertekenen kies je ook een Verzendmoment: direct na ondertekenen, een uur later of een dag later. Een sjabloon dat uitstaat zegt dat bovenaan de editor, met de schakelaar die het aanzet erbij, dus je schrijft nooit onbewust aan een e-mail die niemand krijgt.

In beide e-mails gebruik je variabelen voor klant, bedrijf, agent, product en offerte, plus de ondertekendatum, de annuleringstermijn, de toegangscode en een knop naar de offerte. Vergeet niet ze ook per productcategorie in te stellen: de standaardtekst geldt alleen zolang een categorie geen eigen versie heeft.