Facturen maken vanuit offertes

Ondertekent je klant een offerte, dan zet Pipelien automatisch een conceptfactuur klaar. Je kunt er ook zelf een maken: bij een geaccepteerde offerte staat in de offertelijst de actie Maak factuur. De factuurregels worden overgenomen uit de prijstabellen en productblokken van de offerte, inclusief aantallen, prijzen en het btw-tarief per regel. Overtypen hoeft dus niet.

Al je facturen vind je op de pagina Facturen, met bovenaan twee tellers: wat er openstaat en wat er deze maand betaald is. Elke factuur heeft een status: Concept, Verstuurd, Betaald, Te laat of Geannuleerd. Zoek op klantnaam, e-mailadres, factuurnummer of bedrag, of klik een status aan om te filteren. De regel boven de lijst vertelt hoeveel facturen je ziet van het totaal.

Versturen stuurt niet meteen. De knop opent eerst een controlescherm: links alles wat er op de factuur moet staan, rechts de factuur zelf, precies zoals je klant hem krijgt. Bovenaan staat hoeveel er nog ontbreekt, en de knop Verstuur blijft uit tot dat nul is. Pas als je daar op Verstuur drukt gaat hij de deur uit.

Het scherm is in blokken verdeeld. Over je bedrijf wordt één keer gevraagd en staat daarna op elke factuur. Over deze factuur vul je zelf in: klantnummer, btw-nummer, btw verlegd, installatiedatum en betaaltermijn. Naar deze klant is het adres dat op de factuur wordt gedrukt. Wat je hier invult wordt op de klant bewaard, dus de volgende factuur voor dezelfde klant heeft het al.

Je loopt de blokken één voor één langs en vinkt ze af met Akkoord en volgende. Bovenaan staat hoeveel blokken je nog moet doorlopen, dus je weet altijd waar je bent. Een blok waar nog iets in ontbreekt laat zich niet afvinken tot je het invult.

Stuur je een testmail terwijl er nog velden leeg zijn, dan zeggen we dat eerst: de test toont precies wat het formulier nu zegt, dus die velden komen leeg aan. Je mag hem alsnog sturen, of ze eerst invullen.

De factuurregels staan er ook, en je kunt ze hier nog aanpassen: een bedrag dat niet klopt, een omschrijving die beter kan, of een regel die hoger moet staan. Sleep aan het handvat om een regel te verplaatsen. Achter Meer velden staan artikelnummer, eenheid en korting per regel. Onder de regels staan het subtotaal, de btw en het totaal, en die rekenen mee zodra je iets wijzigt.

Onder Opmerkingen voor de klant schrijf je een zin die in het opmerkingenblok op de factuur belandt. Maakte je de factuur vanuit een offerte met een opmerking erin, dan staat die er al; je mag hem aanpassen. Je kunt ook kiezen uit opmerkingen die je eerder gebruikte, of de tekst van je template terugzetten. Laat je het veld leeg, dan blijft het blok van de factuur af.

Vul je een installatiedatum in met een tijd van en een tijd tot, dan lezen de factuur en de begeleidende mail tussen 08:00 en 09:00. Alleen een begintijd mag ook. Deze gegevens horen bij de klant, dus de volgende factuur voor dezelfde klant kent ze.

Onder Beheer, Facturen, Templates staat wat jouw organisatie in gebruik heeft. De kant-en-klare opmaken die wij meeleveren staan in de Bibliotheek ernaast: startpunten in jouw eigen huisstijl. Open er een om hem te bekijken, zet hem aan zoals hij is, of maak er een kopie van die je zelf mag aanpassen.

Zo’n kopie is een gewoon document in de editor. Je verschuift blokken, past teksten aan en slaat op, net als bij een offertesjabloon. Het voorbeeld gebruikt je echte gegevens: je naam, logo, KVK-nummer, IBAN en huisstijlkleur, dus je ziet meteen de factuur die je klant krijgt.

Je wijst per klanttype een opmaak aan, particulier of zakelijk. Elke nieuwe factuur voor dat type opent dan met die opmaak. Het verschil zit vooral in de prijzen: een zakelijke opmaak rekent exclusief btw, een particuliere inclusief. Heb je er maar één ingesteld, dan gebruikt Pipelien die alleen als het klopt: een particuliere opmaak mag ook zakelijk, andersom niet. Vervang je een opmaak, dan vraagt Pipelien om een bevestiging, want dat geldt meteen, ook voor de factuur die je zo verstuurt. Een klanttype zonder opmaak blokkeert het versturen naar dat type.

Een conceptfactuur die niemand met de hand heeft aangepast volgt de opmaak die je nu actief hebt. Wissel je van opmaak, dan wisselen de concepten die al in je lijst staan mee, dus je hoeft ze niet opnieuw aan te maken. Zodra iemand een concept in de editor bewerkt, of zodra hij verstuurd is, ligt zijn ontwerp vast.

In de editor bepaal je zelf welke kolommen de factuurtabel heeft en in welke volgorde, en welke totaalregels eronder staan. Wil je zien hoe dat uitpakt met echte bedragen, kies dan Bekijk met een verstuurd document; aan die factuur verandert niets.

Onder Beheer, Facturen, Instellingen zet je de standaarden voor nieuwe facturen: de betaaltermijn (standaard 14 dagen) en welke bedrijfsgegevens er op elke factuur worden gedrukt. Die gegevens beheer je op Beheer, Bedrijf; hier zie je wat er staat en of er iets ontbreekt, zoals je btw-nummer.

De betaaltermijn hoeft geen aantal dagen te zijn. Je kunt ook Op de installatiedatum kiezen, dan wordt de vervaldatum de datum die je bij het versturen invult. Of Iets anders, en dan schrijf je je eigen tekst, zoals 50% vooraf, 50% bij oplevering. Die tekst komt woord voor woord op de factuur te staan. Er wordt dan geen vervaldatum uit afgeleid, dus een herinnering gaat op de standaard van veertien dagen.

De betaalherinnering kun je helemaal uitzetten. Kies Geen betaalherinnering en er gaat niets uit als een factuur blijft openstaan, handig als je late betalers liever zelf belt.

De betaaltermijn wordt vastgezet in een concept op het moment dat het wordt aangemaakt. Pas je hem later aan, dan geldt dat voor nieuwe facturen; facturen die er al zijn verschuiven niet.

Staat er een concept in je lijst dat er niet hoort (een test, twee keer aangemaakt, of al ergens anders gefactureerd), gooi hem dan weg. Je geeft een reden op en die komt op de tijdlijn van de lead te staan, zodat een collega later ziet waarom. Er was nog geen factuurnummer vergeven, dus je nummering blijft netjes doorlopen.

Weggegooide concepten blijven zichtbaar onder het filter Verwijderd. Bedenk je je, dan zet je hem daar met Terugzetten weer in je lijst. Zolang hij weg is, wordt er voor die offerte geen nieuw concept meer klaargezet.

De eerste keer dat je facturatie aanzet, vraagt Pipelien waar je nummering moet beginnen. Factureerde je dit jaar al buiten Pipelien om, geef dan je laatste factuurnummer van dit jaar op. De reeks loopt daarvandaan door, zodat geen nummer twee keer wordt gebruikt. Nog niets gefactureerd dit jaar? Dan begint Pipelien bij 001.

Elk jaar begint de reeks opnieuw bij 001. Zodra de eerste factuur eruit is, staat het startnummer vast: die facturen zijn de deur uit, dus daar kan niets meer aan schuiven. Onder Beheer, Facturen, Instellingen zie je altijd het laatst uitgegeven nummer en het nummer dat je volgende factuur krijgt.

Versturen geeft de factuur zijn definitieve nummer en mailt hem naar je klant. Dat wil je misschien niet bij iedereen neerleggen. Onder Beheer, Facturen, Instellingen kies je welke rollen mogen versturen. Standaard zijn dat eigenaar, beheerder en supervisor. De eigenaar mag altijd, die kun je er niet uit halen.

Mag je zelf niet versturen, dan kun je de factuur wel gewoon maken en klaarzetten. Bij Versturen zie je dan dat je een beheerder nodig hebt.

Elke verstuurde factuur heeft een eigen pagina voor je klant, net als een offerte. Daar staat het bedrag, een QR-code voor je bank en je bankgegevens, plus de bijlagen die met facturen meegaan. Bij de factuur staan Openen en Kopieer link, zodat je die pagina zelf kunt bekijken of nog een keer kunt doorsturen.

In de facturenlijst zie je per factuur de datum, het bedrag en het klanttype, met erbij wat vandaag vervalt, over een paar dagen vervalt, of al te laat is.

Een conceptfactuur heeft nog geen nummer, dus je kunt hem rustig aanpassen of weggooien. Pas als je in het controlescherm op Verstuur drukt wordt de factuur definitief: hij krijgt dan automatisch het eerstvolgende factuurnummer (netjes doorlopend, zonder gaten, zoals de Belastingdienst wil), plus een factuurdatum en een vervaldatum op basis van de betaaltermijn.

Daarna mailt Pipelien je klant meteen de factuur als PDF, opgemaakt met de opmaak die je hebt gekozen. Downloaden kan nog steeds, maar hoeft niet meer. Heeft de klant betaald, dan klik je bij de factuur op Betaald en telt hij mee in je maandtotaal. Herinneringen gaan alleen naar facturen die nog openstaan.

Na het versturen zie je bij de factuur wanneer je klant hem opende, en of de pdf is gedownload en hoe vaak. Staat er nog niets, dan is de mail wel weg maar heeft niemand hem aangeklikt. Dat is precies het moment om even te bellen.